Quarterly Newsletter Archive

وسل بلوئنگ پالیسی

تمام ملازمین پر لازم ہے کہ وہ کسی بھی نامناسب رویّے کی صورت میں فوراً تنظیم کو اطلاع دیں تاکہ اس پر مناسب کارروائی کی جا سکے۔ وہ ملازمین جو فراڈ، فنڈز کے غلط استعمال، چوری، تنظیم کے وسائل یا اثاثوں کے ناجائز استعمال، حساب کتاب میں بے ضابطگیوں، یا ان اصولوں یا تنظیم کی پالیسی کی کسی اور خلاف ورزی کے بارے میں جانتے ہوں یا شک رکھتے ہوں، انہیں اپنی تشویش فوراً اپنے سپروائزر اور انسانی وسائل کے شعبے کو براہِ راست یا ای میل کے ذریعے اطلاع دینی چاہیے۔ سنگین خلاف ورزیوں کی اطلاع سربراہِ ادارہ کو بھی دی جا سکتی ہے۔ اطلاع دینے والا فرد اس سرگرمی کی تحقیقات کرنے یا قصور یا اصلاحی اقدامات کا تعین کرنے کا ذمہ دار نہیں ہے؛ یہ ذمہ داری متعلقہ انتظامی حکام کی ہے۔ غیر قانونی یا بے ایمانی پر مبنی سرگرمیوں کی مثالوں میں وفاقی، صوبائی یا مقامی قوانین کی خلاف ورزیاں؛ ایسی خدمات کے بل دینا جو فراہم نہ کی گئی ہوں یا ایسی اشیاء کے بل دینا جو فراہم نہ کی گئی ہوں؛ اور دیگر غلط یا جعلی مالی رپورٹس شامل ہیں۔ ملازم کو چاہیے کہ بے بنیاد الزامات سے بچنے کے لیے درست فیصلے کا مظاہرہ کرے۔ کوئی بھی ملازم جو جان بوجھ کر غلط رپورٹ جمع کروائے گا وہ تادیبی کارروائی کا مستحق ہوگا، جو ملازمت کے خاتمے تک جا سکتی ہے۔

وسل بلوور کے لیے دو اہم پہلوؤں میں تحفظ فراہم کیا جاتا ہے – راز داری اور انتقامی کارروائی سے بچاؤ۔ جہاں تک ممکن ہو اطلاع دینے والے کی راز داری کو برقرار رکھا جائے گا۔ تاہم، مکمل اور شفاف تحقیقات کرنے، قانون پر عمل کرنے اور ملزم افراد کو اپنے قانونی دفاع کا حق دینے کے لیے شناخت ظاہر کرنا لازمی ہو سکتا ہے۔ ادارہ اطلاع دینے والے کے خلاف کسی بھی قسم کی انتقامی کارروائی نہیں کرے گا۔ اس تحفظ میں شامل ہے: ملازمت سے برطرفی، معاوضے میں کمی، غیر منصفانہ کام کی ذمہ داریاں دینا، یا جسمانی نقصان کی دھمکیاں دینا۔ اگر کوئی اطلاع دینے والا سمجھتا ہے کہ اس کے خلاف انتقامی کارروائی کی جا رہی ہے تو اسے فوراً انسانی وسائل کے شعبے سے رابطہ کرنا چاہیے۔ تاہم، اطلاع دینے والے کو انتقامی کارروائی سے تحفظ کا یہ حق کسی بھی ذاتی ناجائز عمل کے لیے معافی فراہم نہیں کرتا جو اس پر لگایا گیا ہو اور جس کی تحقیقات کی گئی ہو۔

تمام غیر قانونی اور بددیانتی پر مبنی سرگرمیوں کی رپورٹس فوراً ایک تحقیقاتی کمیٹی کو پیش کی جائیں گی جو اس مقصد کے لیے تشکیل دی گئی ہے، اور ضرورت پڑنے پر انہیں پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے بورڈ کی انسانی وسائل کمیٹی کے علم میں بھی لایا جائے گا۔

پروآز میں اخلاقیات اور کاروباری طریقہ کار

اخلاقیات اور کاروباری طریقہ کار کا تعارف

پروآز کا وژن اور اخلاقی عمل پر توجہ
پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ اس بات کے لیے پُرعزم ہے کہ وہ ایک متنوع اور سماجی طور پر ذمہ دار ادارہ قائم رکھے جو دیانت داری، احترام اور مساوات کو ترجیح دیتا ہے۔ یہ ادارہ اپنی تمام سرگرمیوں میں اخلاقی رویّے کو اہمیت دیتا ہے اور اپنے وژن کی روشنی میں ایک ایسا پاکستان تشکیل دینے کے لیے کوشاں ہے جو مالی شمولیت اور بااختیار بنانے پر مبنی ہو۔

رہنمائی کے اصول اور فیصلہ سازی کے سوالات

• دیانت داری: ملازمین کو تمام معاملات اور رابطوں میں ایمانداری اور شفافیت کے ساتھ عمل کرنا چاہیے۔
• غیر جانبداری: مفادات کے تصادم سے بچیں اور تمام پیشہ ورانہ فیصلوں میں غیر جانبدار رہیں
• احترام: تمام تعاملات میں وقار، انصاف اور شمولیت کو برقرار رکھیں۔
• پیشہ ورانہ رویہ: تمام قابل اطلاق قوانین اور داخلی پالیسیوں کی پابندی کریں اور پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی ساکھ کو برقرار رکھیں۔

اخلاقی اصولِ عامہ

مفادات کے تصادم اور نتائج
ملازمین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ ایسے مالی، کاروباری یا ذاتی تعلقات سے گریز کریں جو پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے مفادات سے متصادم ہو سکتے ہیں۔ کسی بھی ممکنہ تصادم کی صورت میں اسے شعبہ کے سربراہ اور انسانی وسائل کے شعبے کو اطلاع دینا ضروری ہے۔ مثالوں میں شامل ہیں:

• وینڈرز یا مقابلین میں مالی مفادات رکھنا۔
• انچ ہزار روپے سے زیادہ قیمت کے تحائف قبول کرنا (بغیر پیشگی اجازت کے) جو کاروباری فیصلوں پر اثر انداز ہو سکتے ہوں۔
• بیرونی کاروباری سرگرمیوں میں حصہ لینا بغیر انتظامیہ کی اجازت کے، جو مقابلہ یا ترجیحی سلوک کا تاثر پیدا کر سکتی ہوں۔

ملازمین کی ذمہ داریاں اور اخلاقی فرائض

• ساتھی ملازمین اور اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ احترام، انصاف اور پیشہ ورانہ رویے کے ساتھ پیش آئیں۔
• کسی بھی کاروباری فیصلہ سازی کے عمل میں تعصب یا غیر ضروری اثر و رسوخ سے گریز کریں۔
• اخلاقی معیار ات کے حوالے سے ادارے کی پالیسیوں پر سختی سے عمل کریں، اس بات کو یقینی بنائیں کہ ذاتی فائدہ یا عہدے کا غلط استعمال نہ ہو۔

کاروباری اخلاقی پالیسیاں

بیرونی سرگرمیاں، اشاعتیں اور عوامی تقریریں
ملازمین کو بیرونی سرگرمیوں میں حصہ لینے سے پہلے پیشگی اجازت حاصل کرنا ضروری ہے، جیسے کہ:

• پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے کاروبار سے متعلق عوامی تقریریں یا اشاعتیں۔
• بیرونی فورمز، میڈیا یا تقریبات میں کسی بھی حیثیت سے پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی نمائندگی کرنا۔
• کمپنی کے وسائل سے حاصل شدہ کسی بھی ڈیٹا یا معلومات کو مجاز افراد کی واضح اجازت کے بغیر شائع کرنا یا شیئر کرنا۔

محفوظ کام کا ماحول، امتیازی سلوک اور ہراساں کرنا
پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ ایک محفوظ اور شمولیتی کام کا ماحول فراہم کرتا ہے، جہاں درج ذیل امور کے لیے صفر رواداری ہے:

• جنسی ہراساں کرنا یا ناپسندیدہ رویہ، جیسا کہ ورک پلیس ہراسمنٹ ایکٹ 2010 میں بیان کیا گیا ہے۔
• نسل، جنس، مذہب، عمر، معذوری یا دیگر محفوظ شدہ خصوصیات کی بنیاد پر امتیازی سلوک۔
• کسی بھی قسم کی دھمکی، دشمنی یا بدسلوکی، اس بات کو یقینی بناتے ہوئے کہ ملازمین محفوظ طریقے سے خلاف ورزی کی اطلاع دے سکیں۔

بینک کے وسائل اور اثاثوں کا استعمال

صحیح استعمال اور ذاتی استعمال کی حدود کے لیے رہنما اصول
ملازمین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ:

• پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے اثاثوں (جیسے لیپ ٹاپ، سافٹ ویئر، دانشورانہ املاک) کو ذمہ داری کے ساتھ اور صرف کاروباری مقاصد کے لیے استعمال کریں۔
• آئی ٹی پالیسیوں پر عمل کریں، جس میں لازمی اینٹی وائرس انسٹالیشن، ہارڈویئر کے مسائل کی بروقت رپورٹنگ، اور پاس ورڈ مینجمنٹ کے قواعد کی پابندی شامل ہے۔
• بغیر اجازت کسی سافٹ ویئر یا ہارڈویئر کی تنصیب سے گریز کریں اور کمپنی کے وسائل کے ذاتی استعمال کو محدود رکھیں۔ مثال کے طور پر، دفتری اوقات میں غیر متعلقہ ویب براؤزنگ سے پرہیز کیا جائے۔

تحائف اور احسانات

تحائف وصول کرنے اور دینے کے قواعد (استثناء کے ساتھ):

• پانچ ہزار روپے سے زائد قیمت کے تحائف واپس کیے جائیں یا انتظامیہ کی واضح اجازت حاصل کی جائے۔
• ایسے نامناسب تحائف جو فیصلوں پر اثر انداز کرنے کے لیے دیے گئے ہوں، قبول نہ کیے جائیں۔
• وہ تحائف جو واپس نہیں کیے جا سکتے، انہیں عطیہ کیا جا سکتا ہے یا ملازمین کی شناخت کے پروگراموں میں استعمال کیا جا سکتا ہے، اور شفافیت کے لیے ریکارڈ انسانی وسائل کے شعبے میں برقرار رکھا جائے۔

رقم قرض دینا یا لینا

مالی تعاملات کی ممانعت اور ذمہ داریاں:

• ملازمین پر سختی سے پابندی ہے کہ وہ پیشہ ورانہ تعلقات میں تصادم یا غیر ضروری اثر و رسوخ سے بچنے کے لیے ساتھی ملازمین یا اسٹیک ہولڈرز سے رقم قرض نہ لیں اور نہ دیں۔
• مثال: ایک مینیجر کا ماتحت سے قرض لینا طاقت کے توازن میں تضاد پیدا کر سکتا ہے جو پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے اخلاقی معیارات کے خلاف ہے۔

خفیہ معلومات

حفاظت، استعمال اور حساس معلومات کا اشتراک:
ملازمین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ:

• خفیہ معلومات کی حفاظت کے لیے انکرپشن اور رسائی کنٹرول کے اقدامات استعمال کریں (جیسے حساس ڈیٹا کو پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے شیئرڈ ڈرائیو پر محدود رسائی کے ساتھ محفوظ کرنا)۔
• معلومات کو صرف ضرورت کے مطابق اور مناسب اجازت کے ساتھ افشاء کریں۔
• حساس ڈیٹا کو ذاتی فائدے کے لیے استعمال کرنے یا غیر محفوظ چینلز (جیسے ذاتی ای میل) کے ذریعے شیئر کرنے سے گریز کریں۔

 معلومات کی حفاظت

صارف کی ذمہ داریاں، رسائی کنٹرول اور پاسورڈ مینجمنٹ:

• پاسورڈ کی رازداری برقرار رکھیں اور رسائی کنٹرول پالیسیوں کی پابندی کریں۔
• پاسورڈ مضبوط ہوں (کم از کم آٹھ حروف، حروف و اعداد اور خصوصی علامات کا امتزاج) اور ہر تین ماہ بعد تبدیل کیے جائیں۔
• آئی ٹی سیکیورٹی کی کسی بھی ممکنہ خلاف ورزی کی صورت میں فوری طور پر آئی ٹی سپورٹ کو اطلاع دیں۔

ڈیٹا بیک اپ، دیکھ بھال اور مسائل کے حل کی پالیسیاں:

• اہم کاروباری معلومات کے لیے باقاعدہ بیک اپ کے لیے آئی ٹی ہدایات پر عمل کریں (جیسے کلاؤڈ اسٹوریج پر شیڈول بیک اپ)۔
• کسی بھی سافٹ ویئر یا ہارڈویئر کی خرابی کی صورت میں فوری اطلاع دیں تاکہ ڈاؤن ٹائم کو کم سے کم کیا جا سکے۔

اثاثوں کے قابل قبول استعمال

ڈیسک ٹاپ/لیپ ٹاپ، بیرونی ڈیوائسز، پرنٹرز اور اسکینرز کے قواعد:

• صرف وہ ڈیوائسز اور سافٹ ویئر استعمال کیے جائیں جو آئی ٹی کی جانب سے منظور شدہ ہوں۔ مثال کے طور پر، ملازمین بغیر وائرس اسکین کیے یو ایس بی ڈرائیو نہ لگائیں۔
• ملازمین غیر منظور شدہ پروگرام انسٹال کرنے یا غیر مجاز ڈیوائسز کو پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے سسٹمز سے جوڑنے سے گریز کریں۔
• آئی ٹی آلات کا استعمال صرف کاروباری مقاصد کے لیے ہونا چاہیے، اور انٹرنیٹ استعمال میں غیر متعلقہ یا نامناسب مواد تک رسائی سے گریز کیا جائے۔

انٹرنیٹ اور ای میل کے استعمال کی پالیسیاں

• کمپنی کی ای میل صرف پیشہ ورانہ مراسلت کے لیے استعمال کی جائے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ اس سے پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کو کسی قانونی یا سیکیورٹی خطرے کا سامنا نہ ہو۔
• دفتری اوقات میں ذاتی آن لائن سرگرمیوں سے گریز کریں اور آئی ٹی سیکیورٹی پروٹوکولز کی پابندی کریں۔ مثال کے طور پر، غیر تصدیق شدہ ذرائع سے منسلکات ڈاؤن لوڈ کرنے سے پرہیز کریں۔

سوشل میڈیا رہنما اصول

آن لائن رویّے کی ذمہ داریاں اور حدود

• ملازمین کو سوشل میڈیا پلیٹ فارمز پر کسی بھی خفیہ یا ملکیتی معلومات کو شیئر کرنے سے گریز کرنا چاہیے۔
• ایسی کوئی بھی مواد پوسٹ کرنے سے پرہیز کریں جو پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی ساکھ کو نقصان پہنچا سکتا ہو یا اس کی اقدار کے خلاف ہو، بشمول وہ پوسٹس جو کام سے متعلق شکایات یا اندرونی پالیسیوں سے متعلق ہوں۔

عوامی فورمز اور میڈیا سے رابطہ

میڈیا اور عوامی ماحول میں بات چیت کے اصول

• صرف مجاز افراد ہی پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی نمائندگی میڈیا یا عوامی فورمز میں کر سکتے ہیں۔
• ملازمین کو داخلی رابطہ جات یا ہدایات پر عمل کرنا ہوگا تاکہ پیغام رسانی مستقل اور درست رہے۔ مثال کے طور پر، صرف پیشگی منظور شدہ پریس ریلیز کو ہی عوام کے ساتھ شیئر کیا جا سکتا ہے۔

گاہکوں، فراہم کنندگان اور فریقین کے ساتھ تعلقات

مناسب جانچ پڑتال اور اخلاقی روابط کا قیام

• کاروباری تعلقات کو دیانتداری، شفافیت اور انصاف کے ساتھ استوار کیا جانا چاہیے۔
• جانبداری یا ایسے کسی عمل سے گریز کریں جو اخلاقی فیصلے پر اثر انداز ہو سکتا ہو۔ مثال کے طور پر، تمام فراہم کنندگان کے معاہدوں کو منظوری سے پہلے کمپلائنس ٹیم کے ذریعے جانچنا لازمی ہے۔

غلط بیانی

ممنوعہ غلط بیانی کی مثالیں

• سی وی، درخواستوں یا سرکاری ریکارڈ میں غلط معلومات فراہم کرنا، جیسے قابلیت کو بڑھا چڑھا کر بیان کرنا۔
• قابلیت، تجربے یا پیشہ ورانہ اسناد کی غلط نمائندگی، جو انضباطی کارروائی کا سبب بن سکتی ہے۔

رشوت، دھوکہ دہی، چوری اور غیر قانونی سرگرمیاں

تعریفات، رپورٹنگ کے طریقہ کار اور نتائج

• ملازمین کو رشوت، دھوکہ دہی، چوری یا کسی بھی غیر قانونی سرگرمی میں ملوث ہونے کی اجازت نہیں ہے۔
  • مثال کے طور پر مالی فائدہ حاصل کرنے کے لیے دستاویزات میں جعل سازی یا ڈیٹا میں ردوبدل کرنا۔
  • پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے وسائل کا غلط استعمال، جیسے کمپنی کے فنڈز کو ذاتی اخراجات کے لیے استعمال کرنا۔
• ایسی خلاف ورزیوں کی اطلاع ایچ آر یا وسل بلوئنگ کمیٹی کو دی جانی چاہیے، اور پالیسی کے مطابق انضباطی کارروائی عمل میں لائی جائے گی۔

منشیات، شراب اور اسلحہ پالیسی

قبضے اور استعمال سے متعلق ممانعت اور نتائج

• پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے احاطے میں منشیات، شراب یا اسلحہ رکھنا یا استعمال کرنا سختی سے ممنوع ہے۔
• ایسی خلاف ورزی کی صورت میں فوری برطرفی اور ممکنہ قانونی کارروائی کی جا سکتی ہے۔ مثال کے طور پر اگر کوئی ملازم دورانِ کام نشے کی حالت میں پایا جائے تو اس کے خلاف انضباطی کارروائی کی جائے گی۔

سیاسی سرگرمیاں

ملازمین کی شرکت اور طرزِ عمل پر پابندیاں

• ملازمین نجی طور پر سیاسی سرگرمیوں میں حصہ لے سکتے ہیں، لیکن انہیں یہ یقینی بنانا ہوگا کہ ایسی سرگرمیاں پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی پالیسیوں یا مفادات سے متصادم نہ ہوں۔
• مثال کے طور پر، ملازمین کو ذاتی سیاسی وابستگیوں کو فروغ دینے کے لیے پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے وسائل استعمال کرنے سے گریز کرنا چاہیے۔

جنسی ہراساں کے ازالے کی پالیسی

پالیسی کا جائزہ اور شکایات کے ازالے کا طریقہ کار

• پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی اخلاقی کمیٹی، "تحفظِ خواتین از ہراسگی برائے کارگاہ ایکٹ 2010" کے تحت موصول ہونے والی شکایات کا جائزہ لیتی ہے۔
• شکایات تحریری طور پر جمع کروائی جائیں تاکہ ان کی تحقیقات کی جا سکے اور بروقت حل فراہم کیا جا سکے، اس دوران مکمل رازداری کو یقینی بنایا جاتا ہے۔

اینٹی منی لانڈرنگ اور دہشت گردی کی مالی معاونت کے خلاف اقدامات

ضوابط کی پابندی اور رپورٹنگ کی ذمہ داریاں

• ملازمین اینٹی منی لانڈرنگ قوانین کی مکمل پابندی کریں اور کسی بھی مشکوک سرگرمی کی فوری اطلاع متعلقہ حکام کو دیں۔
• پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کی پالیسیاں اس بات کو یقینی بناتی ہیں کہ تمام قابلِ اطلاق ضوابط کی تعمیل ہو، تاکہ مالی جرائم کے خلاف مؤثر اقدامات کیے جا سکیں۔ اس مقصد کے لیے ملازمین کو لازمی تربیتی سیشنز فراہم کیے جاتے ہیں۔

کاروباری ماحول میں وقار اور احترام

باوقار اور امتیاز سے پاک ماحول قائم رکھنا

• تمام ملازمین سے توقع کی جاتی ہے کہ وہ دوسروں کے ساتھ وقار، انصاف اور احترام کے ساتھ پیش آئیں۔
• پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ اس بات کے لیے پرعزم ہے کہ ایک ایسا کام کرنے کا ماحول تشکیل دیا جائے جو دھمکی، دشمنی یا امتیازی رویوں سے پاک ہو۔ مثال کے طور پر، بھرتی کے دوران مساوی مواقع کی پالیسی پر عمل درآمد کو یقینی بنانا۔

متعلقہ فریقین کے ساتھ لین دین

تعریف، اطلاق اور انکشاف کی ضروریات

• ملازمین پر لازم ہے کہ وہ ایسے تمام تعلقات ظاہر کریں جو کاروباری فیصلوں پر اثر انداز ہو سکتے ہیں۔
• تمام متعلقہ فریقین کے ساتھ لین دین کو شفافیت کو یقینی بنانے کے لیے دستاویزی شکل دینا اور سربراہ ادارہ کی منظوری حاصل کرنا ضروری ہے۔ مثال کے طور پر، ایسے معاہدے جن میں خاندانی افراد شامل ہوں، اُنہیں اضافی جانچ پڑتال کے عمل سے گزارنا لازم ہے۔

تعمیل اور عدم تعمیل

ذمہ داریاں، جواب دہی اور خلاف ورزی کی صورت میں نتائج

• ملازمین پر لازم ہے کہ وہ پروآز فائنینشل سروسز لمیٹڈ کے ضابطہ اخلاق اور پالیسیوں کی مکمل پابندی کریں۔
• خلاف ورزی کی صورت میں مناسب تادیبی کارروائی کی جائے گی، جس میں ضرورت پڑنے پر ملازمت کا خاتمہ بھی شامل ہو سکتا ہے۔ مثال کے طور پر، آئی ٹی سیکیورٹی قواعد کی بار بار خلاف ورزی کرنے پر ملازم کو معطلی یا دیگر کارروائی کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے۔

ضابطہ اخلاق اور کاروباری اصولوں کی قبولیت

ملازم کی تصدیق

• تمام ملازمین کے لیے لازمی ہے کہ وہ ضابطہ اخلاق اور کاروباری اصولوں کی تصدیق پر دستخط کریں، تاکہ یہ واضح ہو کہ وہ پالیسیوں پر عمل کرنے کے پابند ہیں۔

لازمی انکشافات

1. ترتیبِ حکم

2. کمپنی کا تعارف

3. حکمرانی

4. انویسٹر ریلیشنز (سرمایہ کار تعلقات)

5. میڈیا

6. ویب سائٹ کے ہوم پیج پر فراہم کی جانے والی معلومات

7. کمیشن کے ساتھ گروپ کمپنیز رجسٹریشن ریگولیشنز، 2008 کے تحت رجسٹرڈ گروپ کمپنیوں کی معلومات

8. ویب سائٹ کی سیکیورٹی کے اقدامات